Michael Gisiger

Zeitmanagement ist eine ewige Baustelle. Trotz bester Absichten verliert man sich im ständigen Wechsel zwischen Aufgaben, wird von Unterbrechungen aus dem Konzept gebracht oder verzettelt sich in unwichtigen Details. In den letzten Wochen habe ich einen Selbstversuch unternommen: Kann das gezielte Bündeln von ähnlichen Aufgaben – sogenanntes Task Batching – dabei helfen, produktiver zu arbeiten? Die Idee klingt einleuchtend, doch wie praxistauglich ist sie wirklich?

Was ist Task Batching?

Task Batching ist eine #Zeitmanagement Methode, bei der Aufgaben mit ähnlicher Struktur oder Anforderung in Gruppen zusammengefasst und in einem zusammenhängenden Zeitraum abgearbeitet werden. Anstatt während des Tages wiederholt E-Mails zu beantworten, Telefonate zu führen oder administrative Arbeiten zu erledigen, werden diese Aktivitäten gebündelt und in einem Block bearbeitet. [1]

Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch die Reduktion von Kontextwechseln [2] – also dem ständigen Springen zwischen unterschiedlichen Aufgaben – spart man nicht nur Zeit, sondern auch kognitive Energie. Einmal im Flow-Zustand, [3] arbeitet man konzentrierter und schneller. Zudem sinkt die Fehlerquote, [4] weil das Gehirn sich nicht wiederholt neu auf verschiedene Denkweisen einstellen muss.

Quelle: https://www.impulse.de/selbstmanagement/task-batching/7620754.html

Wie funktioniert Task Batching konkret?

1. Aufgaben erfassen: Alle anstehenden Aufgaben werden schriftlich festgehalten und kategorisiert.
2. Kategorisierung vornehmen: Ähnliche Aufgaben werden in Gruppen zusammengefasst, etwa „E-Mails beantworten“, „Recherchearbeiten“ oder „kreative Aufgaben“.
3. Zeitblöcke festlegen: Für jede Kategorie wird ein fixer Zeitraum eingeplant, der ungestörtes Arbeiten ermöglicht.
4. Ablenkungen reduzieren: Während eines Batches sollten Unterbrechungen vermieden werden – dazu gehören z. B. das Stummschalten von Benachrichtigungen oder das Setzen von klaren Arbeitszeiten.
5. Regelmässig reflektieren: Alle zwei Wochen sollte überprüft werden, ob die gewählte Struktur effizient ist oder Anpassungen benötigt.

Was ist der Unterschied zu Time Blocking?

Task Batching wird oft mit Time Blocking verwechselt. Während beim Task Batching ähnliche Aufgaben zusammengelegt werden, ist Time Blocking eine Methode, bei der der gesamte Tag in feste Zeitabschnitte aufgeteilt wird, wobei jede Aktivität – egal ob sie zusammenhängt oder nicht – einen eigenen Block erhält.

Beispiel:

• Time Blocking: Du planst von 9.00 bis 10.00 Uhr eine Schreibarbeit ein, von 10.00 bis 11.00 Uhr Meetings und von 11.00 bis 11.30 Uhr das Beantworten von E-Mails. Die Struktur basiert auf Zeitblöcken, nicht auf ähnlichen Aufgaben.
• Task Batching: Statt die E-Mails auf verschiedene Zeiträume zu verteilen, planst du eine einzige Stunde pro Tag ausschliesslich für das Beantworten von E-Mails. Schreibarbeiten werden ebenso in einem separaten Block behandelt, damit du nicht zwischen verschiedenen Denkweisen springen musst.

Beide Methoden lassen sich kombinieren, indem innerhalb eines Time-Blocks ein Task-Batch geplant wird. Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn regelmässig viele unterschiedliche Tätigkeiten anfallen.

Tipps für die konkrete Umsetzung

Task Batching funktioniert am besten, wenn es gezielt und mit Bedacht eingesetzt wird. Hier einige bewährte Tipps:

• Identifiziere wiederkehrende Aufgaben: Welche Tätigkeiten erledigst du regelmässig? Diese sind ideale Kandidaten für Batching.
• Lege realistische Zeitblöcke fest: Zu kurze Zeiträume können Stress erzeugen, zu lange führen zu Ermüdung.
• Nutze Kalender oder digitale Tools: Einfache Hilfsmittel wie Outlook oder Notion helfen, Aufgaben zu strukturieren und Ablenkungen zu reduzieren.
• Setze klare Regeln für ungestörtes Arbeiten: Informiere dein Umfeld oder nutze Kopfhörer als Signal für konzentrierte Arbeitsphasen.
• Teste verschiedene Varianten: Nicht jeder Arbeitsstil ist gleich – experimentiere mit unterschiedlichen Batch-Grössen und Zeitfenstern.

Typische Fehler bei der Umsetzung

Während meines Selbstversuchs bin ich auf einige Hürden gestossen, die sich als Stolpersteine für eine erfolgreiche Umsetzung von Task Batching erweisen können:

1. Zu starre Planung: Wer Task Batching zu rigide einsetzt, hat Schwierigkeiten, auf spontane Änderungen zu reagieren. Ein gewisses Mass an Flexibilität ist notwendig.
2. Zu grosse Zeitblöcke: Nach 90 Minuten lässt die Konzentration nach. Statt zu lange am Stück zu arbeiten, sollten Pausen eingeplant werden.
3. Zu viele verschiedene Batches: Wer zu viele Kategorien erstellt, verliert schnell den Überblick und riskiert, ineffizient zu arbeiten. Drei bis fünf Gruppen sind meist ausreichend.

Fazit

Mein Selbstversuch hat gezeigt, dass Task Batching durchaus eine effektive Methode zur Steigerung der Produktivität sein kann – jedoch nicht ohne Herausforderungen. Die grösste Hürde war es, diszipliniert zu bleiben und die festgelegten Zeitblöcke konsequent einzuhalten. Gleichzeitig musste ich lernen, flexibel zu bleiben und nicht in eine starre Routine zu verfallen. Besonders wertvoll war die Erkenntnis, dass Task Batching vor allem für wiederkehrende, strukturierte Aufgaben einen grossen Mehrwert bietet.

• Task Batching hilft, konzentrierter und effizienter zu arbeiten, da Ablenkungen minimiert und ähnliche Aufgaben gebündelt werden.
• Die Methode bleibt flexibel, sollte aber nicht zu starr eingesetzt werden, um spontane Anpassungen zu ermöglichen.
• Besonders sinnvoll ist Task Batching für regelmässig wiederkehrende oder kognitiv ähnliche Aufgaben, die ansonsten zu oft unterbrochen würden.

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Fussnoten [1] Task Batching wird in verschiedenen Produktivitätsratgebern thematisiert: Cal Newport (Deep Work, 2016) betont die Bedeutung fokussierter Arbeit und schlägt vor, administrative Aufgaben zu bündeln. Timothy Ferriss (The 4-Hour Workweek, 2007) empfiehlt, E-Mails nur zu festgelegten Zeiten zu bearbeiten, um Unterbrechungen zu vermeiden. Greg McKeown (Essentialism, 2014) plädiert für das Eliminieren unwichtiger Aufgaben, während Chris Bailey (The Productivity Project, 2016) durch Experimente zeigte, dass das Bündeln ähnlicher Tätigkeiten mentale Belastung reduziert. David Allen (Getting Things Done, 2001) fördert eine strukturierte Aufgabenorganisation, die ebenfalls das Gruppieren ähnlicher Aufgaben begünstigt.

[2] Kontextwechsel oder context switching bezeichnet den Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben oder mentalen Zuständen und kann erhebliche negative Auswirkungen auf Fokus, Effizienz und mentale Energie haben. Studien zeigen, dass ein Wechsel zwischen Aufgaben bis zu 40% der produktiven Zeit kosten kann (Rubinstein, Meyer & Evans, 2001).

[3] Nach jedem Wechsel braucht das Gehirn 15 bis 23 Minuten, um wieder in einen tiefen Fokus-Zustand (Flow) zu kommen (González & Mark, 2004).

[4] Plukaard et al. (2015) wiesen nach, dass Studierende, die in einem ermüdeten Zustand Aufgaben wechselten, signifikant länger für Aufgaben brauchten und anfälliger für Fehler waren.

Bildquelle Ernst Ludwig Kirchner (1880–1938): Berliner Straßenszene, Neue Galerie, New York, Public Domain.

Disclaimer Teile dieses Texts wurden mit Deepl Write (Korrektorat und Lektorat) überarbeitet. Für die Recherche in den erwähnten Werken/Quellen und in meinen Notizen wurde NotebookLM von Google verwendet.

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